Häufige Fragen

Allgemeine Informationen

• Was ist der Vorteil des eBriefs gegenüber dem normalen Briefversand?

  Sie können Ihre Briefe bequem von Ihrem Arbeitsplatz im Büro oder von Zuhause sowie in beliebiger Auflage beauftragen. Wir übernehmen nicht nur den Versand, sondern auch den Druck und die Kuvertierung. Sie sparen Zeit, Aufwand und den Weg zum Briefmarkenkauf sowie zum Briefkasten.

• Muss ich einen Vertrag unterschreiben?

  Nein. Für die Nutzung des eBriefes und eine Beauftragung ist lediglich die Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen und AGB ausreichend.

• Kann ich auch ohne Login (Account) einen eBrief verschicken?

  Ja, Sie können den eBrief auch als Gast nutzen und ohne Login Briefe versenden. Bitte wählen Sie dafür am Ende des Bestellprozesses die Bestellung als Gast.

• Bis wann muss ich einen Brief versenden, damit dieser noch am selben Tag verschickt wird?

  Die Auflieferung Ihrer Briefe muss bis spätestens 14:30 Uhr (Montag bis Freitag) erfolgen, sofern die Daten noch am selben Tage verarbeitet und am Folgetag zur Zustellung übergeben werden sollen.

• Welche Browser werden unterstützt?

  Es werden Microsoft Edge, Google Chrome und Firefox in den neusten Versionen unterstützt.

• Welche Dateiformate kann ich beim eBrief nutzen?

  Für eine reibungslose Verarbeitung Ihrer Dokumente empfehlen wir das Dateiformat PDF/A (Portable Document Format Archivable).

  Sie könnnen auch die folgenden Dateiformate nutzen:
  Word - .doc sowie .docx
  OpenDocument - .odt

  Was Sie sonst noch bei der Dokumentenanlage beachten sollten, erfahren Sie hier.

• Was muss ich bei der Dokumentenanlage beachten?

  Für eine einwandfreie Bearbeitung Ihrer Briefe beachten Sie am besten Folgendes:

  • Abstände: Berücksichtigen vor allem die Vorgaben zu den Abständen oder nutzen Sie dazu unsere Briefvorlage. Des Weiteren können Sie nur Dokumente in den entsprechenden Dateiformaten hochladen.

  • Bilder: Ihr Brief darf auch Bilder wie Logos und Grafiken enthalten. Auf diese Weise können Sie z. B. auch Ihr Firmenlogo oder eine Unterschrift in den Brief integrieren. Bitte achten Sie für ein gutes Druckergebnis auf eine Bildauflösung von mindestens 300 dpi.

• Wie lade ich die Briefe hoch?

  Sie haben zwei Möglichkeiten, um Ihre Briefe im eBrief-Portal hochzuladen:

  1. Drag & Drop: Ziehen Sie die gewünschten Dateien einfach in das entsprechende Upload-Feld.

  2. Klick: Wählen Sie per Klick während der Dateisuche Ihre Datei aus und laden Sie diese hoch.

  Hinweis: Für Einmalaufträge mit über 100 Dateien/Briefen wenden Sie sich am besten an unser Support-Team, damit Sie optimal unterstüzt werden.
  Hinweis: Für monatliche Aufträge ab 250 Dateien/Briefen empfehlen wir Ihnen FTP oder API als Versandmodell zu nutzen.

• Was passiert mit meinen Daten nach dem Upload?

  Ihre Dateien werden nach Ihren Konfigurationen (z. B. Serienbrieftrennung, Farbe, Seitenauswahl) für den Druck aufbereitet und mit einem standardisierten Briefcode („UPOC“) versehen.

  Bitte beachten Sie hierfür die Vorgaben zu den Abständen oder nutzen Sie unsere Briefvorlage. Anschließend werden die Sendungen gedruckt, kuvertiert und in die Zustellung überführt.

  Nach Auftragserfüllung, spätestens aber nach 28 Tagen, erfolgt eine automatisierte Löschung Ihrer Daten.

• Wie erstelle ich einen Serienbrief?

  Für den Upload einer Serienbriefdatei laden Sie zunächst Ihre vollständig erzeugte Serienbrief-Datei in das Feld „Serienbrief“. Danach wählen Sie die Parameter für die Trennung und die weiteren Druckeigenschaften aus.

• Kann ich meine Briefe nach erfolgtem Auftrag noch einmal einsehen?

  Ja. Nachdem Sie Ihren Auftrag im eBrief-Portal erteilt haben, können Sie in Ihrem Konto im Bereich "Aufträge" Ihre hochgeladene Datei wieder herunterladen und einsehen.

• Kann ein Auftrag storniert werden?

  Nein. Aufgrund der vollautomatisierten Verarbeitung kann ein Auftrag nach erfolgreicher Auftragserteilung in der Regel nicht mehr storniert werden.

• Kann ich über den eBrief auch Einschreiben versenden?

  Ja, Sie können Ihre eBriefe auch als Einwurf-Einschreiben versenden. Dazu müssen Sie im Konfigurator lediglich die Checkbox "Nachweis" aktivieren. Der Aufpreis von 2,75 € netto pro Sendung (4,19 € netto internationaler Versand) wird automatisch aufgeschlagen. Die Einschreiben-Funktion ist sowohl für Einzel- als auch für Serienbriefe verfügbar.

  Bitte beachten Sie auch hier auf die Abstandsvorlage, da der Sendungscode zwingend erforderlich ist. Mehr Informationen dazu erhalten Sie unter "Was muss ich alles bei der Dokumentenanlage beachten (z. B. bei Bildern, etc.)?"

  Was ist ein Einwurf-Einschreiben?
  Einwurf-Einschreiben werden durch die Zusteller:innen in den Briefkasten der Empfänger:innen eingeworfen. Die Zustellung wird durch die Zusteller:innen dokumentiert. Sie erhalten eine PIN-Sendungsnummer pro Brief und können Ihre Sendung bis zum Status "Zugestellt" nachverfolgen.

• Gibt es für mit dem eBrief erzeugte Briefe eine Sendungsverfolgung?

  Nein, eine Sendungsverfolgung von durch den eBrief erstellte Sendungen ist aktuell noch nicht möglich.

  Sie können Ihre eBriefe allerdings als Einwurf-Einschreiben versenden und somit bis zur Zustellung nachverfolgen, siehe Frage "Kann ich über den eBrief auch Einschreiben versenden?"

• Wie werden meine Briefe kuvertiert?

  Vollautomatisiert: Es gibt mehrere Falzschritte, die auf Basis einer speziellen DIN-Norm automatisiert und maschinell erfolgen:

  • DIN Lang: bis zu 9 Blatt

  • C4 Kuvert: 9 bis 50 Blatt

  • Versandtaschen mit Falte: 51 - 179 Blatt

• Kann ich Info- und Werbebriefe (PrintMailings) über den eBrief versenden?

  Ja. Wir beraten Sie gerne über unsere eBrief-Info Lösung und entwickeln ein individuelles Angebot für Sie. Melden Sie sich gern bei unserem eBrief-Team.

• Kann ich Flyer oder Rücksendeumschläge über den eBrief mitversenden?

  Ja, je nach Sendungsmenge und Einlieferungsart.

  Auf eBrief.de gibt es aktuell noch nicht die Möglichkeit, manuelle Zusätze den Briefen hinzuzufügen, wir arbeiten jedoch an einer stetigen Erweiterung unseres Services. Alternativ haben Sie die Möglichkeit sich mit uns in Verbindung zu setzen und Ihren geplanten Versand z. B. via SFTP-Anbindung oder einmaligem Cloudupload abzuwickeln. Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot.

• Wo trage ich die Empfänger- und Absenderdaten ein?

  Sowohl die Adressdaten des Empfängers, als auch Absenders müssen auf dem hochgeladenen Briefdokument im linken oberen Adressfeld eingetragen werden. Bitte nutzen Sie dafür auch unsere Briefvorlage als Muster.

Druck

• Welche Druckparameter kann ich beim eBrief auswählen?

  Sie können Ihre Dokumente einseitig oder zweiseitig sowie in s/w schwarz/weiß oder Farbe drucken.

• Dokumentenechtheit - Wird mein Dokument auch anerkannt?

  Grundsätzlich handelt es sich bei einem eBrief um einen ganz normalen Brief. D.h. mit ihm kann auch das Schriftformerfordernis gewahrt werden. Wichtig ist jedoch für Sie zu entscheiden, ob Ihr Dokument einer eigenhändigen Unterschrift bedarf. Im eBrief können Sie Ihre Unterschrift digital als Bild einfügen. Meist ist eine solche eingefügte Unterschrift bereits rechtsgültig. Bei ausgesprochen wichtigen Schreiben, wie z. B. einer Kündigung (generell nur mit eigenhändiger Unterschrift rechtskräftig) oder aber auch Klageschriften für ein Gericht o. ä., nutzen Sie bitte einen analogen Brief und zeichnen Sie diesen eigenhändig. Gleiches gilt in Fällen, wo sich ein entsprechendes Erfordernis aus Vertrag, Gesetz oder sonstiger Regelung ergibt.

• Ist ein randloser Druck möglich?

  Ja, der eBrief ermöglicht Ihnen auch einen randlosen Druck.

• Kann ich auf dem Briefumschlag ein eigenes Logo („Klischee“) aufbringen lassen?

  Nein. Die mit dem eBrief erzeugten Briefe erhalten alle das "eBrief Klischee" auf dem Briefumschlag.

  Je nach Einlieferungsart Ihrer Briefe, verändern sich Ihre Individualisierungsmöglichkeiten:

  • eBrief-Portal: Da hier alle Briefe in einem automatisierten Prozess verarbeitet werden, können wir keine eigenen Logos oder personalisierte "Klischees" aufbringen. Ihre Briefe erhalten dabei ein eBrief-Klischee.

  • FTP/API-Schnittstelle: Als FTP oder API-Kunde haben Sie grundsätzlich mehr Raum für Individualisierung. Sie können uns z. B. ihre Firmenumschläge zukommen lassen. Melden Sie sich für ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittes Angebot gern bei unserem eBrief-Team.

• Kann ich meine Briefe auf Geschäftspapier drucken?

  Melden Sie sich für ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittes Angebot gern bei unserem eBrief-Team.

• Kann ich meine Firmenkuverts nutzen?

  Je nach Einlieferungsart Ihrer Briefe, verändern sich Ihre Individualisierungsmöglichkeiten:

  • eBrief-Portal: Da hier alle Briefe in einem automatisierten Prozess verarbeitet werden, können wir hier noch keine individuellen Firmenkuverts verwenden.

  • FTP/API-Schnittstelle: Als FTP oder API-Kunde haben Sie grundsätzlich mehr Raum für Individualisierung. Sie können uns z. B. ihre Firmenumschläge zukommen lassen. Melden Sie sich für ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot gern bei unserem eBrief-Team.

• Welches Papier wird für den Druck verwendet?

  Wir verwenden ein für Geschäftsbriefe übliches weißes Papier mit einer 80g/m² Grammatur.

  Wenn Sie Ihre Briefe über eine FTP bzw. API-Schnittstelle einliefern, können wir gern ein individuelles Angebot für Sie zuschneiden. Kommen Sie dafür gern auf unser eBrief-Team zu.

• Kann ich einen Anhang zu den Briefen hinzufügen?

  Nein. Aktuell kann kein separater Anhang zu den Briefen hinzugefügt werden. Sie können aber die Dateien so anlegen, dass sich diese bereits als Seite im Dokument befinden.

  Als FTP, bzw. API-Kunde können Sie grundsätzlich unpersonalisierte Dokumente (z. B. AGBs) zu jedem Brief hinzufügen. Dies gilt für Einzel- und Serienbriefe.

• Wie werden meine Briefe gedruckt?

  Wir nutzen den Digitaldruck in CMYK. Diese Farben produzieren wir auf unserer hochmodernen Rollendruckmaschine. Das Papier wird dabei mit einer sehr hohen Geschwindigkeit in einem Druckgang ein- oder beidseitig bedruckt. Anschließend erfolgt im gleichen Produktionsschritt auch die Weiterverarbeitung, wie z. B. das Schneiden, Nuten oder Falzen des Briefes. So können wir Ihren Druckauftrag mit hohen Stückzahlen auch in kürzester Zeit für Sie drucken lassen – inkl. voll integrierter Weiterverarbeitung.

• Welche Farben kann ich für meinen Brief verwenden?

  CMYK.

  Wir drucken im Farbmodus CMYK. CMYK steht für Cyan, Magenta, Yellow und Key Colour (Schwarz). Bitte achten Sie darauf, alle Farben in CMYK anzulegen. Alle andere Farben werden umgewandelt. Da nicht alle Farben eins zu eins in CMYK übernommen werden können aufgrund der Größe vom CMYK-Farbraum, kommt es unter Umständen zu Farbverschiebungen und Farbverfälschungen in Ihren Abbildungen. Sonderfarben (s. g. Schmuckfarben) wie z. B. Pantone- oder HKS-Farben sind über das Portal nicht möglich. Bei größeren Versandaktionen ab 1.000 Sendungen fragen Sie gern unser eBrief-Team für eine individuelle Lösung an.

Kosten & Bezahlung

• Was kostet der eBrief?

  Die Preise für den eBrief können Sie unser Preisliste entnehmen.

• Welche Bezahlmöglichkeiten gibt es?

  Wir bieten Ihnen beim eBrief folgende Bezahloptionen:

  • Sofortüberweisung

  • Paypal (ab 10 € netto Warenkorb)

  • Kreditkarte (Visa, Mastercard)

  Sie sind Firmenkunde und möchten per Rechnung zahlen? Dann wenden Sie sich bitte vor Auftragserteilung an support@ebrief.de.

  Bitte beachten Sie, dass die Umstellung auf Rechnungszahlung erst nach erfolgreicher Verifizierung durchgeführt wird.

• Erhalte ich eine Rechnung bzw. Auftragsbestätigung?

  Ja, Sie erhalten immer nach ein paar Tagen eine Rechnung in Ihrem eBrief-Portal-Konto. Wenn Sie einen Auftrag abgeschlossenen haben, bekommen Sie erst Ihre Bestell- und Vertragsbestätigung. Nach ca. 5 Werktagen steht Ihnen Ihre Rechnung in Ihrem eBrief-Portal-Konto zum Download zur Verfügung. Diese können Sie bis zu 18 Monate dort einsehen. Sollten Sie die Bestell- und Auftragsbestätigung nicht erhalten, prüfen Sie bitte Ihre Daten auf evtl. Schreibfehler und die Sicherheitseinstellungen in Ihrem E-Mail-Postfach. Bei Rückfragen stehen wir Ihnen unter der E-Mail-Adresse support@ebrief.de zur Verfügung.

Datensicherheit

• Wie sicher sind meine Daten?

  Ihre Daten sind bei uns in sicheren Händen. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Sicherheit Ihrer Daten jederzeit zu gewährleisten.

• Wer kann meine übermittelten Daten einsehen?

  Eine Einsicht ist aufgrund der automatisierten Verarbeitung sowie der verschlüsselten Übertragung grundsätzlich nicht möglich. Ausschließlich im Störungsfall kann eine Einsicht durch speziell autorisierte Mitarbeiter erfolgen. Die entsprechenden Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen wurden zum Thema „Datenschutz“ geschult und entsprechend zur Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichtet.

• Wird Handel mit meinen Daten betrieben?

  Nein, wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zum Zwecke der Vertragserfüllung.

• Wie lange werden meine Daten gespeichert?

  Ihre Daten werden nur solange gespeichert wie für die Vertragserfüllung erforderlich. Danach, spätestens aber nach 28 Tagen, erfolgt eine automatisierte Löschung.

• An wen kann ich mich bei Fragen zum Datenschutz in Ihrem Unternehmen wenden?

  Wir haben einen Datenschutzbeauftragten, an den Sie jederzeit Ihre Fragen richten können. Informationen zu unserem Datenschutzbeauftragen sowie zur Datenschutzerklärung finden Sie unter: Datenschutz

Zustellung & Versand

• Wohin können über den eBrief erstellte Briefe versendet werden?

  Sie können Ihre eBriefe bundes- und weltweit versenden.

  Für einen reibungslosen Briefversand beachten Sie beim Adressieren am besten Folgendes:

  • Deutschland: bitte das Land weglassen, also nur Name I Straße I PLZ + Ortsnamen.

  • Ausland: bitte ohne Länderkürzel adressieren. Der Name des Ziellandes steht in Großbuchstaben auf Deutsch, Französisch oder Englisch in der letzten Zeile unterhalb der Ortsangabe. Der Ort ist ebenfalls in Großbuchstaben, möglichst in der Sprache des Ziellandes anzugeben.

• Wie erfolgt die Zustellung?

  Die Zustellung von über den eBrief erstellten Briefen ist identisch mit der eines klassisch analogen Briefes. Nach dem Druck und der weiteren Verarbeitung werden die Briefsendungen an unsere eigenen sowie die Briefzusteller unserer Kooperationspartner übergeben und im Regelfall an dem auf die Übernahme der Sendungen durch die PIN AG folgenden Werktag („E+1“ – maßgebliche Legaldefinition nach § 2 Absatz 3 PUDLV) zugestellt. Bei unvollständigen oder mit sonstigen Fehlern behafteten Anschriften entfällt dieses Zeitziel. Im Übrigen erfolgt die Beförderung nach Maßgabe der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

• Wer stellt meine Briefe zu?

  Ihre Briefe werden in das eigene PIN-Zustellnetz oder aber die Zustellnetze der Kooperationspartner sowie der Deutsche Post AG oder SPRING (für Ihren Briefversand ins Ausland) zu deren jeweiligen Beförderungsbedingungen übergeben.

• Wie lange ist ein Brief unterwegs?

  Die bundesweite Zustellung erfolgt im Regelfall an dem auf die Übernahme der Sendungen durch die PIN AG folgenden Werktag („E+1“ – maßgebliche Legaldefinition nach § 2 Absatz 3 PUDLV). Bei unvollständigen oder mit sonstigen Fehlern behafteten Anschriften entfällt dieses Zeitziel. Im Übrigen erfolgt die Beförderung nach Maßgabe der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

  Für eine internationale Zustellung über unseren Kooperationspartner SPRING variieren die Laufzeiten je nach Zielland. Innerhalb der EU kann die Zustellung zwischen 2 und 5 Werktagen, außerhalb der EU kann es durchschnittlich bis zu 10 Tage dauern.

• Was passiert mit unzustellbaren Briefen bzw. Rückläufern?

  Sie erhalten in Ihrem Benutzerkonto eine Statusmeldung über die nicht zustellbaren Briefe. Die physischen Sendungen, die digital übermittelt wurden, werden fachgerecht und datenschutzkonform in unserer Sortierung vernichtet.