Case Study
Sana Kiniken AG
Wie die Sana Kliniken AG Zeit und Geld spart und dabei noch nachhaltig bleibt.
Zusammenfassung des Impacts
Durch die Implementierung des Post Output Managements können wir mit dem Versand durch den eBrief bei den Sana Kliniken jedes Jahr erhebliche Einsparungen verzeichnen.
Kosten
Die Umstellung auf digitale Postlösungen führte bei den Sana Kliniken zu einer spürbaren Reduzierung der Gesamtausgaben.
Arbeitszeit
Durch die Automatisierung des Postausgangs sparten die Mitarbeiter der Sana Kliniken wertvolle Zeit für andere Aufgaben.
Druckertinte
Der reduzierte Druckaufwand senkte den Verbrauch an Druckertinte erheblich, was den Sana Kliniken Kosten ersparte.
CO₂
Durch den verminderten Papier- und Energieverbrauch verringerten die Sana Kliniken ihren CO₂-Ausstoß deutlich.
Über Sana Kliniken
Die Hintergründe
Die Sana Kliniken AG ist ein führender integrierter Gesundheitsdienstleister im deutschsprachigen Raum. Die ganzheitliche Gesundheitsversorgung für jährlich mehr als drei Millionen Patientinnen und Patienten erstreckt sich von Präventionsangeboten über die ambulante und stationäre Versorgung bis hin zu Nachsorge, Rehabilitation und Versorgung mit Heil- und Hilfsmitteln.
Diese Leistungen werden bundesweit in 43 Krankenhäusern, 51 MVZ-Gesellschaften mit knapp 600 Arztsitzen sowie zusammen rund 60 Sanitätshäusern und Präventionspraxen erbracht.
Darüber hinaus bietet Sana als B2B-Services auch Dienstleistungen und Beratung für externe Kliniken unter anderem in den Bereichen Einkauf, Logistik, Medizintechnik sowie Managementverträge an. 2023 erwirtschafteten die rund 38.600 Beschäftigten (Stand Dezember 2023) einen Umsatz von 3,3 Milliarden Euro. Eigentümer der 1976 gegründeten Sana Kliniken AG sind 24 private Krankenversicherungen.
Herausforderungen
Durch die Implementierung des Post Output Managements können wir mit dem Versand durch den eBrief bei den Sana Kliniken jedes Jahr erhebliche Einsparungen verzeichnen.
Kosten- und Zeitminimierung
Die Einführung eines Digitalen Post-Output Managements bei Sana hat zu bemerkenswerten Vorteilen in Bezug auf Kosten- und Zeitminimierung geführt.
Große Unternehmensgruppen wie Sana können durch die Nutzung eines digitalen Systems erhebliche Einsparungen bei den Portokosten ihrer Geschäftspost erzielen. Besonders bei großen Sendungsmengen ergeben sich signifikante Einsparpotenziale.
Druck, Kuvertierung und Frankierung erfolgen zentral beim Dienstleister zu günstigeren Konditionen, wodurch zusätzlich bei Papier, Druckertinte und anderen Materialien gespart wird. Da die Briefe digital übermittelt werden, werden erhebliche Zeitersparnisse, effizientere Arbeitsabläufe und freie Kapazitäten erreicht.
Kosten- und Zeitminimierung
Die Einführung eines Digitalen Post-Output Managements bei Sana hat zu bemerkenswerten Vorteilen in Bezug auf Kosten- und Zeitminimierung geführt.
Große Unternehmensgruppen wie Sana können durch die Nutzung eines digitalen Systems erhebliche Einsparungen bei den Portokosten ihrer Geschäftspost erzielen. Besonders bei großen Sendungsmengen ergeben sich signifikante Einsparpotenziale.
Druck, Kuvertierung und Frankierung erfolgen zentral beim Dienstleister zu günstigeren Konditionen, wodurch zusätzlich bei Papier, Druckertinte und anderen Materialien gespart wird. Da die Briefe digital übermittelt werden, werden erhebliche Zeitersparnisse, effizientere Arbeitsabläufe und freie Kapazitäten erreicht.
Hohe Sicherheit
Sana legt größten Wert auf die Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten. Zur Gewährleistung der Datensicherheit ist der Einsatz modernster Verschlüsselungstechnologien und sicherer Übertragungsprotokolle unerlässlich.
Diese Technologien schützen die Integrität und Vertraulichkeit der übermittelten Daten über alle Kommunikationskanäle und Prozesse hinweg und gewährleisten damit die Sicherheit der Daten, die besonders in der Gesundheitsbranche entscheidend ist.
Hohe Sicherheit
Sana legt größten Wert auf die Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten. Zur Gewährleistung der Datensicherheit ist der Einsatz modernster Verschlüsselungstechnologien und sicherer Übertragungsprotokolle unerlässlich.
Diese Technologien schützen die Integrität und Vertraulichkeit der übermittelten Daten über alle Kommunikationskanäle und Prozesse hinweg und gewährleisten damit die Sicherheit der Daten, die besonders in der Gesundheitsbranche entscheidend ist.
Automatisierung der Prozesse
Sana verfolgt das Ziel, die Effizienz der Arbeitsabläufe im Postversand durch Automatisierung zu optimieren.
„Mit Hilfe modernster Technologien und automatisierter Systeme streben wir an, den gesamten Prozess von der Vorbereitung bis zum Versand von Postsendungen produktiver zu gestalten. Wir können dadurch die Ressourcen der Kliniken effektiver nutzen und den Prozess insgesamt kosteneffizienter und umweltfreundlicher gestalten.“
— Mathias Miersch, Geschäftsführer Sana Rechnungswesen GmbH
Automatisierung der Prozesse
Sana verfolgt das Ziel, die Effizienz der Arbeitsabläufe im Postversand durch Automatisierung zu optimieren.
„Mit Hilfe modernster Technologien und automatisierter Systeme streben wir an, den gesamten Prozess von der Vorbereitung bis zum Versand von Postsendungen produktiver zu gestalten. Wir können dadurch die Ressourcen der Kliniken effektiver nutzen und den Prozess insgesamt kosteneffizienter und umweltfreundlicher gestalten.“
— Mathias Miersch, Geschäftsführer Sana Rechnungswesen GmbH
Lösungen
Mit dem eBrief zum Erfolg
Die Einführung des Digitalen Post-Output Managements bei Sana hat maßgeblich dazu beigetragen, die definierten Ziele zu erreichen. Durch den eBrief konnte Sana ihren Kosten- und Zeitaufwand minimieren, Arbeitsabläufe erfolgreich automatisieren und dabei die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards garantieren.
Mit dem eBrief entfällt der Einsatz von Papier und anderen Verbrauchsmaterialien vor Ort, da der Druck direkt beim Dienstleister erfolgt. Die Briefe werden direkt via Schnittstelle hochgeladen. Das Kuvertieren der Briefe, das Aufkleben von Briefmarken sowie der Weg zum Briefkasten entfallen. Damit werden wertvolle Ressourcen gespart.
Durch die Implementierung des eBriefs konnte beim Versand von zuletzt ca. 145.000 Briefsendungen im Jahr eine erhebliche Reduzierung von Kosten und Zeit im gesamten Prozess des Postversands realisiert werden.
Die Integration von Sicherheitsmechanismen stellt sicher, dass sensible Daten während des gesamten Verarbeitungsprozesses zuverlässig geschützt sind. Der eBrief arbeitet mit neuesten Verschlüsselungstechnologien und Zugriffskontrollen und gewährleistet damit das hohe Maß an Sicherheit sämtlicher Daten. Dies ist besonders in der Gesundheitsbranche im Umgang mit Patientendaten von entscheidender Bedeutung.
Das Einführungsprojekt „eBrief“ bei den Sana Kliniken verlief von der ersten Projektidee über die Vertragsgestaltung bis hin zu technischen Umsetzung dank der kundenorientierten Arbeitsweise der Mitarbeiter der PIN AG sehr gut.
Mathias Miersch
Geschäftsführer Sana Rechnungswesen GmbH
Die Digitalisierung mit Hilfe des eBriefs ermöglicht die automatische Verarbeitung von Postvorgängen. Dadurch werden manuelle Eingriffe reduziert und mögliche Fehlerquellen minimiert. Diese Automatisierung trägt wesentlich zu einer zeitlichen Entlastung des Personals im Rahmen der Erstellung von Postsendungen bei, indem die manuelle Bearbeitung der einzelnen Schreiben – vom Druck über das Kuvertieren bis hin zum Frankieren und nicht zuletzt dem Transport zur Poststelle – entfällt. Die Gesamteffizienz der Postverwaltung steigert sich erheblich.
Die Strategie der systematischen Einführung eines digitalen Post-Output Managements hat sich für Sana voll ausgezahlt. Die Zusammenarbeit mit dem eBrief war vom ersten Tag an eine Erfolgsgeschichte.
Raik Nikoleizig
über 10 Jahre Berufserfahrung als Key Account Manager